Surat: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Bagian, Jenis, dan Contoh

“Surat adalah alat komunikasi berupa tulisan yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada seseorang atau instansi tertentu.”

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan alat komunikasi surat. Terdapat 2 cara dalam berkomunikasi yaitu secara tertulis dan non tulis atau lisan. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk memberikan informasi dan lain hal. Sedangkan untuk yang secara non tulis atau lisan bisa dilakukan dengan menggunakan tv, telepon, radio, dan lain sebagainya.

Di bawah ini merupakan paparan tentang surat, mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, bagian, jenis beserta contoh lengkapnya.

Kegiatan Menulis Surat

1. Pengertian Surat

Berikut adalah berbagai pengertian dari surat.

1.1 Definisi Surat Secara Umum

Pengertian surat secara umum adalah alat komunikasi yang berfungsi untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain.

Juga merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi dari pihak satu (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

Sedangkan menurut KBBI, surat merupakan kertas bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau juga sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis.

Dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan sesuatu seperti informasi dari pihak satu ke pihak lainnya entah itu secara individu atau atas nama perusahaan/ instansi.

1.2 Definisi Surat berdasarkan Para Ahli

Terdapat beberapa pendapat para ahli yang mengemukakan mengenai pengertian surat. Di bawah ini merupakan definisi surat yang dikemukakan oleh beberapa ahli, di antaranya:

Definisi surat menurut Pratama (1997) merupakan sebuah alat atau sarana yang berfungsi untuk mengambil informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain, baik itu atas nama sendiri, jabatan yang dipegang dari suatu instansi perusahaan, ataupun sebuah organisasi.

Menurut YS. Mario (2000) adalah alat komunikasi tertulis atau sarana yang berfungsi untuk menyampaikan suatu informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Sedangkan menurut Yose Rizal (2003) adalah alat yang digunakan untuk mengemukakan maksud atau pendapat secara tertulis atau sebagai salah satu alat komunikasi berbentuk tulisan.

Menurut Agus Sugiarto (2005) surat merupakan sebuah sarana komunikasi yang difungsikan untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Dengan kata lain, surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan sebuah pesan ke pihak lain yang mempunyai persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk atau model, pemakaian notasi dan kode, penggunaan bahasa khusus serta pencantuman tanda tangan.

2. Tujuan Pembuatan

Surat menyurat adalah kegiatan yang berguna untuk melakukan hubungan atau komunikasi antara pihak satu dengan pihak lain dengan cara saling mengirim surat. Apabila surat tidak mendapatkan balasan atau tanggapan maka bisa dikatakan itu bukan kegiatan surat menyurat.

Adapun tujuan membuat surat yaitu sebagai berikut:

  1. Menyampaikan atau mengemukakan informasi dan keterangan kepada pihak-pihak lain
  2. Memperoleh dan mengambil informasi, keterangan, tanggapan, dan balasan yang dikemukakan
  3. Melancarkan jalannya informasi sehingga informasi yang diterima itu jelas dan tidak terjadi salah paham

3. Fungsi

Fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi, selain itu juga ada beberapa fungsi lainnya sebagai berikut:

3.1 Sebagai Alat Bukti Tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis apabila terjadi pertikaian antar organisasi/perusahaan atau antar individu yang telah mengadakan kegiatan surat-menyurat. Contoh: surat perjanjian.