Surat: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Bagian, Jenis, dan Contoh

“Surat adalah alat komunikasi berupa tulisan yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada seseorang atau instansi tertentu.”

Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan alat komunikasi surat. Terdapat 2 cara dalam berkomunikasi yaitu secara tertulis dan non tulis atau lisan. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk memberikan informasi dan lain hal. Sedangkan untuk yang secara non tulis atau lisan bisa dilakukan dengan menggunakan tv, telepon, radio, dan lain sebagainya.

Di bawah ini merupakan paparan tentang surat, mulai dari pengertian, tujuan, fungsi, bagian, jenis beserta contoh lengkapnya.

Kegiatan Menulis Surat

1. Pengertian Surat

Berikut adalah berbagai pengertian dari surat.

1.1 Definisi Surat Secara Umum

Pengertian surat secara umum adalah alat komunikasi yang berfungsi untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain.

Juga merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi dari pihak satu (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).

Sedangkan menurut KBBI, surat merupakan kertas bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau juga sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis.

Dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan sesuatu seperti informasi dari pihak satu ke pihak lainnya entah itu secara individu atau atas nama perusahaan/ instansi.

1.2 Definisi Surat berdasarkan Para Ahli

Terdapat beberapa pendapat para ahli yang mengemukakan mengenai pengertian surat. Di bawah ini merupakan definisi surat yang dikemukakan oleh beberapa ahli, di antaranya:

Definisi surat menurut Pratama (1997) merupakan sebuah alat atau sarana yang berfungsi untuk mengambil informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain, baik itu atas nama sendiri, jabatan yang dipegang dari suatu instansi perusahaan, ataupun sebuah organisasi.

Menurut YS. Mario (2000) adalah alat komunikasi tertulis atau sarana yang berfungsi untuk menyampaikan suatu informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Sedangkan menurut Yose Rizal (2003) adalah alat yang digunakan untuk mengemukakan maksud atau pendapat secara tertulis atau sebagai salah satu alat komunikasi berbentuk tulisan.

Menurut Agus Sugiarto (2005) surat merupakan sebuah sarana komunikasi yang difungsikan untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Dengan kata lain, surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan sebuah pesan ke pihak lain yang mempunyai persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk atau model, pemakaian notasi dan kode, penggunaan bahasa khusus serta pencantuman tanda tangan.

2. Tujuan Pembuatan

Surat menyurat adalah kegiatan yang berguna untuk melakukan hubungan atau komunikasi antara pihak satu dengan pihak lain dengan cara saling mengirim surat. Apabila surat tidak mendapatkan balasan atau tanggapan maka bisa dikatakan itu bukan kegiatan surat menyurat.

Adapun tujuan membuat surat yaitu sebagai berikut:

  1. Menyampaikan atau mengemukakan informasi dan keterangan kepada pihak-pihak lain
  2. Memperoleh dan mengambil informasi, keterangan, tanggapan, dan balasan yang dikemukakan
  3. Melancarkan jalannya informasi sehingga informasi yang diterima itu jelas dan tidak terjadi salah paham

3. Fungsi

Fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi, selain itu juga ada beberapa fungsi lainnya sebagai berikut:

3.1 Sebagai Alat Bukti Tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis apabila terjadi pertikaian antar organisasi/perusahaan atau antar individu yang telah mengadakan kegiatan surat-menyurat. Contoh: surat perjanjian.

3.2 Sebagai Alat Pengingat

Surat dapat digunakan untuk mendapati hal-hal yang telah lama disepakati bersama. Contoh: surat pesanan dan surat undangan.

3.3 Sebagai Bukti Sejarah

Surat dapat digunakan sebagai penelitian untuk mengetahui kegiatan organisasi atau perusahaan yang dilakukan pada masa lalu. Contoh: surat keterangan dan surat pengiriman pesanan.

3.4 Sebagai Duta Organisasi

Semua surat dapat digunakan untuk menjadi duta organisasi karena surat membawa pesan atau informasi kepada pihak yang berada di dalam maupun di luar organisasi atau perusahaan.

3.5 Sebagai Pedoman

Surat dapat difungsikan sebagai pedoman untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan. Contoh: surat tugas.

3.6 Sebagai Sarana Promosi

Surat dapat dimanfaatkan untuk menjadi sarana atau alat promosi suatu perusahaan, karena pada surat resmi identitas suatu perusahaan biasanya tercantum pada bagian kepala surat.

Terdapat juga beberapa fungsi lain dari surat di antaranya yaitu:

  1. Alat pemberitahuan
  2. Alat permintaan
  3. Ide, buah pikiran, atau gagasan
  4. Sebuah alat pengingat
  5. Bukti historis
  6. Pedoman kerja

4. Bagian-Bagian Surat

4.1 Surat Pribadi

Bagian-bagian pada surat pribadi berfungsi untuk mempermudah penulis untuk menulisnya. Agar pembaca surat pribadi dapat membacanya dengan nyaman dan tidak kebingungan. Untuk lebih jelasnya, simaklah dengan baik penjelasan tentang bagian-bagian surat pribadi yang sering digunakan.

1. Tempat dan Tanggal Pembuatan

Seperti jenis surat yang lainnya, surat pribadi juga menggunakan atau memasukan unsut tempat dan tanggal pembuatan. Tempat dan tanggal pembuatan biasanya dituliskan pada bagian kanan atas atau kiri atas. Untuk nama tempat harus diawali dengan huruf kapital, tanda koma sebagai pemisah antara tempat dan tanggal tanpa diakhiri tanda titik.

Contoh penulisan tempat dan tanggal pembuatan:

Malang, 10 Mei 2018

Malang, 10-5-2018

Malang, 10/5/2018

Untuk menyertakan tempat dan tanggal pembuatan pada media komunikasi tertulis ini, Anda dapat menggunakan salah satu contoh yang sudah dituliskan.

2. Alamat Penerima

Setelah menyertakan tanggal dan tempat pembuatan, langkah selanjutnya adalah menuliskan alamat penerima surat. Alamat penerima ini bersamaan dengan nama penerima dan biasanya diawali dengan menuliskan nama penerima. Untuk menuliskan nama penerima, Anda bisa saja menyertakan nama sapaan dan untuk penulisan kota juga bisa diganti dengan nama julukan seperti Malang kota pelajar dan lain lain.

Contoh penulisan alamat penerima:

Kepada temanku Angelica,

Di Solo

3. Kata Sapaan

Selanjutnya adalah menuliskan kata sapaan pada surat pribadi. Kata sapaan pada media komunikasi tertulis ini tidak perlu formal karena surat ditujukan untuk keluarga, sahabat, atau teman. Jadi gunakan bahasa sehari-hari saja.

Contoh penulisan kata sapaan dalam surat pribadi:

Salam kangen, Hai Sahabatku, Assalamualaikum, Hai cantik, Hai ganteng, Salam manis, Salam rindu, dan lain sebagainya.

4. Paragraf Pembuka

Surat pribadi juga diawali paragraf pembuka yang berisi tentang bualan rasa rindu dan menanyakan tentang kabar. Untuk surat pribadi tidak perlu menggunakan bahasa baku dan gunakan bahasa sehari-hari.

5. Bagian Isi

Kemudian ada bagian isi surat yang merupakan bagian inti pada jenis surat apapun karena tujuan atau maksud surat dituliskan pada bagian ini bahkan di surat pribadipun demikian.

Pada bagian ini Anda dapat menuliskan masalah atau maksud apa yang akan disampaikan oleh penerima surat. Mulai dari hal yang tidak penting sama sekali sampai hal yang sangat penting dapat Anda tuliskan pada bagian ini. Tidak perlu menggunakan bahasa baku atau formal yang terpenting adalah gunakan bahasa yang dimengerti oleh penerima.

6. Paragraf Penutup

Pada bagian ini biasanya berisi tentang permintaan maaf atau ucapan terima kasih serta kata-kata harapan. Paragraf penutup tidak harus menuliskan hal yang panjang, cukup tuliskan 1 sampai 2 baris saja.

7. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Bagian ini adalah bagian terakhir dalam surat pribadi. Nama pengirim dan tanda tangan dituliskan pada bagian kanan bawah. Tidak hanya tanda tangan saja namun ada juga dapat menuliskan nama terang. Bagian ini boleh juga apabila diletakkan atau dituliskan pada bagian kiri bawah.

4.2 Surat Resmi

Surat resmi memiliki 11 unsur atau bagian, di antaranya kop surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, dan nama pengirim surat. Berikut penjelasan bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Bagian yang paling atas pada surat resmi adalah kepala surat atau dikenal sebagai kop surat. Kop surat berisi informasi mengenai nama, logo, identitas, dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat dalam surat resmi adalah sebagai sarana promosi dari suatu lembaga atau organisasi pengirim,

Bagian surat resmi yang pertama adalah kepala surat atau kop surat yang di dalamnya terdapat informasi berupa nama, logo, indentitas, dan alamat kantor atau instansi pengirim surat.

Bagian kepala surat atau kop surat terdiri dari hal-hal berikut:

  1. Nama lembaga atau instansi
  2. Logo atau lambang lembaga
  3. Alamat lembaga atau instansi
  4. Nomor telepon lembaga atau instansi
  5. Kode pos dan fax lembaga atau instansi (jika ada)
  6. Alamat email dan website lembaga atau instansi (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat pada surat resmi yang berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Penulisan tempat dan tanggal memiliki tujuan untuk memberikan informasi tentang kapan dan dari mana surat tersebut.

Bagian tempat biasanya tidak dituliskan kembali apabila sudah tertulis di alamat instansi pada bagian kepala surat atau kop surat, tetapi masih sah saja apabila “tempat” dituliskan kembali. Tanggal ditulis sesuai dengan tanggal dikirimnya surat tersebut. Cara penulisannya dimulai dari kabupaten atau kota kemudian tanggal, bulan, dan tahun.

Contoh penulisan tempat dan tanggal pada surat resmi:

Malang, 28 Oktober 2018

Jakarta, 10 Januari 2010

Medan, 17 Agustus 2014

3. Nomor Surat

Pada surat resmi selalu ada nomor surat. Nomor surat hanya dimiliki oleh lembaga, instansi, organisasi, dan perusahaan yang resmi saja.

Penggunaan nomor surat ini umumnya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal bulan, dan tahun penulisan surat.

Nomor surat berfungsi  untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui surat yang sudah dikeluarkan suatu lembaga atau instansi.

Penempatan nomor surat ini disesuaikan dengan bentuk dan sistem penulisannya. Nomor surat ini biasanya diletakkan di sebelah kiri atas untuk surat yang berperihal atau bisa juga diletakkan di bawah judul surat yang memiliki judul.

Contoh penulisan nomor surat pada surat resmi:

045/BNS/01/08/2016

127/PMI/X/2017

4. Lampiran yang Disertakan

Bagian lampiran adalah penjelas yang menyajikan informasi tentang adanya berkas atau dokumen lain yang ada dalam surat tersebut.

Jika tidak ada dokumen atau berkas yang terlampir maka bagian lampiran bisa dihilangkan atau ditiadakan.

Untuk penulisan lampiran yang disertakan bisa dituliskan berupa jumlah lembar, eksemplar, atau cukup dituliskan jumlah berkasnya dengan bentuk huruf.

Jika lebih dari sepuluh lembar atau berkas maka ditulis dalam bentuk angka, sedangkan jika tidak ada lampiran bisa dituliskan dalam bentuk tanda penghubung atau tanda minus.

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi bagian ini memiliki fungsi untuk memberi isyarat pada pembaca mengenai kepentingan dan isi pokok dalam surat.

Penulisan hal atau perihal ini tidak ditulis dengan menggunakan huruf kapital semuanya, namun pada huruf pertama kata utamanya saja dan tanpa titik dibelakangnya.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan adalah alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang dicantumkan yaitu pada bagian luar atau di sampul surat dan alamat yang dicantumkan pada bagian dalam surat. Pada alamat yang ada di bagian sampul wajib ditulis dengan lengkap, sedangkan untuk yang bagian dalam boleh ditulis sebagian saja.

Dalam penulisan alamat tujuan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

  1. Bisa menggunakan kata Yth untuk menghormati pihak penerima surat berupa atasan, rekan kerja, kolega, atau teman.
  2. Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu, atau Sdr yang diikuti oleh nama penerima surat atau orang yang dituju.
  3. Di setiap akhir baris tidak perlu menggunakan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
  4. Dianjurkan mencantumkan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat.

Contoh penulisan alamat tujuan surat:

Yth. Direktur PT Wijaya Karya

Jalan Airlangga No. 17

Surabaya

 

Yth. Bapak Imam Jawahir

Kepala Sekolah SMAN 1 Malang

Jalan Mulyorejo No. 26

Kabupaten Malang

 

7. Salam Pembuka

Bagian salam pembuka memiliki fungsi untuk membuka percakapan dalam surat sesuai aturan sopan santun. Salam pembuka ini berisi sapaan-sapaan. Untuk penulisan salam pembuka harus diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka:

Dengan hormat,

Selamat pagi,

Assalamualaikum wr. wb,

8. Isi Surat

Bagian isi surat adalah bagian inti yang memuat tentang apa saja yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu pembuka, inti, dan penutup.

  1. Bagian pembuka pada isi surat berisi kalimat pengantar untuk mengetahui isi atau informasi yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau berita sudah dicantumkan dalam bagian pembuka ini dan akan dijelaskan lebih dalam lagi pada bagian inti.
  2. Bagian pokok pada isi surat berisi tentang maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat dituliskan atau dibahas secara jelas, singkat, dan padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan dan dimengerti pembacanya.
  3. Bagian penutup pada isi surat berisi penekanan serta kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu bagian penutup juga bisa saja berisi harapan atau ucapan terima kasih kepada pembaca. Bagian penutup sebaiknya tegas, singkat, dan tidak perlu banyak basa-basi.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup terletak di akhir surat. Salam penutup berisi ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meskipun ini tidak diwajibkan ada. Dan untuk penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh salam penutup pada surat resmi:

Hormat kami,

Wassalamualaikum wr. wb,

Terima kasih,

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Bagian ini terletak di bagian bawah surat yang berisi nama pengirim beserta tanda tangannya. Nama yang dicantumkan adalah nama lengkap atau nama terang pengirim surat atau yang bertanggung jawab pada pengiriman surat dan juga tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan ini berfungsi untuk menunjukkan pihak atau orang lain yang berhak untuk menerima surat tersebut. Dan tidak semua surat resmi memiliki bagian tembusan.

5. Jenis-Jenis Surat

Surat memiliki banyak jenis dengan fungsi atau kegunaan yang berbeda-beda. Terdapat beraneka jenis-jenis surat berdasarkan kriteria tertentu.

Berikut adalah uraian mengenai berbagai jenisnya:

5.1 Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat atas nama pribadi yang di dalamnya terdapat permasalahan individu dan dikirim entah itu untuk teman, keluarga, atau instansi. Misal, surat yang ditujukan untuk keluarga, surat pengalaman kerja, dan surat permohonan izin.

Dilihat dari segi isinya, surat pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu:

Surat pribadi tidak resmi, yaitu surat pribadi yang ditulis dan dikirim oleh seseorang kepada kerabat dan keluarganya. Tidak menggunaka bahasa yang formal, namun tetap memperhatikan kesopanan dalam berkomunikasi.

Surat pribadi yang bersifat setengah resmi, yaitu surat pribadi yang ditulis dan dikirim oleh seseorang secara pribadi kepada atasan atau suatu organisasi/ instansi. Surat pribadi jenis ini harus menggunakan bahasa baku dengan aturan tertentu.

5.1.1 Ciri-Ciri Surat Pribadi

Di bawah ini merupakan ciri-ciri surat pribadi:

  1. Tidak menggunakan kepala surat atau kop surat
  2. Tidak terdapat nomor surat
  3. Untuk salam pembuka dan salam penutupnya tidak harus formal sehingga sangat bervariasi
  4. Menggunakan bahasa sehari-hari yang bebas (tergantung kehendak penulis surat)
  5. Format surat bebas

5.1.2 Fungsi Surat Pribadi

Secara umum, berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat surat pribadi:

  1. Media mencurahkan perasaan. Surat pribadi biasanya digunakan untuk keperluan pribadi sehingga seringkali dimanfaatkan untuk mengungkapkan perasaan.
  2. Menjadi wakil penulis. Surat pribadi juga berguna sebagai duta atau wakil penulis surat. Atau bisa dikatakan, surat pribadi dapat mewakili penulis surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.
  3. Alat penyampaian ide dan gagasan. Surat pribadi bisa saja menjadi alat penyampaian ide dan gagasan seorang penulis surat kepada orang lain secara bebas.
  4. Menumbuhkan kemampuan bahasa. Menulis surat pribadi bisa saja membantu seorang penulis surat untuk mengembangkan kemampuan berbahasanya (misalnya kemampuan berbahasa Indonesia). Semakin sering menulis surat semakin berkembang pula kemampuan tata bahasa seseorang.

5.1.3 Jenis-Jenis Surat Pribadi

Berikut ini adalah beberapa jenis surat pribadi:

1. Surat Pribadi Kekeluargaan

Jenis surat pribadi ini bertujuan untuk keperluan komunikasi dengan keluarga, kerabat, atau orang-orang terdekat. Surat pribadi ini biasanya menggunakan bahasa tidak baku dan ditulis tangan.

2. Surat Pribadi Setengah Resmi

Surat pribadi setengah resmi merupakan surat pribadi yang berfungsi untuk kepentingan berkomunikasi dengan suatu instansi atau organisasi.

Penggunaan bahasa dan format penulisan jenis surat ini harus menggunakan bahasa formal atau dan sopan.

Surat pribadi ini dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

  • Surat lamaran kerja, yaitu surat yang dibuat dan diberikan kepada pihak tertentu untuk melamar pekerjaan. Surat lamaran kerja ini menggunakan bahasa baku atau formal yang baik, sopan, dan mudah dimengerti.
  • Surat permohonan, yaitu surat yang dibuat dan diberikan kepada pihak tertentu, baik itu pribadi maupun instansi/organisasi, untuk mengajukan permohonan.

5.2 Surat Semi Resmi

Surat semi resmi merupakan surat yang ditulis dan dikirimkan oleh seseorang untuk suatu lembaga seperti surat pengalaman kerja, permohonan Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan surat permintaan cuti kerja.

Dilihat dari namanya saja, surat setengah resmi atau surat semi resmi adalah surat semi formal yang digunakan untuk kepentingan tertentu. Surat setengah resmi merupakan surat yang dibuat dan dikirimkan oleh perorangan dan ditujukan untuk sebuah lembaga atau instansi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin cuti, dan lain lain.

Sebuah surat dikatakan sebagai surat setengah resmi atau surat semi resmi dikarenakan surat tersebut memiliki bahasa yang formal namun tidak dilengkapi kop surat, lampiran, perihal, dan stempel seperti surat resmi.

5.2.1 Ciri-Ciri Surat Semi Resmi

Berikut adalah ciri-ciri surat setengah resmi atau surat semi resmi:

  1. Dikirim dan diserahkan oleh perorangan untuk lembaga atau instansi.
  2. Menggunakan bahasa baku sesuai aturan bahasa yang baik dan benar.
  3. Tidak memiliki kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, dan stempel resmi.

5.3 Surat Resmi

Pengertian surat resmi merupakan surat yang berfungsi untuk kepentingan formal atau resmi baik itu lembaga, perseorangan, organisasi, atau instansi untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.

Surat resmi dibuat dengan aturan yang telah dibuat, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat harus jelas, dan dibuat sesuai keperluannya.

Surat resmi dicetak oleh suatu organisasi atau instansi tertentu yang ditujukan kepada pribadi atau lembaga tertentu. Contoh surat resmi adalah surat niaga, surat sosial, dan surat dinas.

5.3.1 Ciri-Ciri Surat Resmi

Di bawah ini merupakan ciri-ciri dari surat resmi:

  1. Jika yang mengeluarkan surat resmi adalah organisasi atau instansi maka perlu memakai kop surat.
  2. Terdapat nomor surat, perihal, dan lampiran.
  3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang sopan.
  4. Menggunakan bahasa yang resmi dan baku atau formal.
  5. Mencantumkan cap dan stempel dari lembaga resmi.
  6. Terdapat aturan format baku dalam penulisan surat resmi.

5.3.2 Fungsi Surat Resmi

Adapun beberapa fungsi surat resmi:

  1. Sebagai sarana informasi mengenai hal yang perlu disampaikan pihak satu kepada pihak lainnya seperti penyampaian ide, pemikiran, atau gagasan.
  2. Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen yang isinya dapat dipercaya atau dipertanggungjawabkan.
  3. Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan di mana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.
  4. Sebagai alat pengingat untuk penerima surat baik perorangan organisasi maupun instansi maka dari itu surat resmi sangat perlu di dokumentasikan agar bisa difungsikan kembali datanya di kemudian hari.
  5. Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis.

5.3.3 Jenis-Jenis Surat Resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi:

1. Surat Keputusan

Jenis surat resmi yang satu ini memiliki tujuan untuk mengutarakan keputusan dari atasan yang pada umumnya surat ini berkaitan dengan permasalahan instansi atau lembaga seperti surat keputusan pengangkatan pegawai.

2. Surat Permohonan

Surat permohonan ini berfungsi untuk menyampaikan permohonan dari suatu pihak ke pihak lainnya seperti surat permohonan cerai, surat permohonan peminjaman barang, surat permohonan bantuan dana, dan lain-lainnya.

3. Surat Perintah

Surat resmi ini berisi tentang instruksi atau perintah dari atasan kepada bawahan seperti surat perintah untuk lembur, surat perintah perjalanan dinas, dan lain-lain.

4. Surat Kuasa

Jenis surat resmi ini berisi tentang pemberian kuasa atau wewenang kepada pihak lain seperti surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pengambilan uang di bank, dan lain-lain.

5. Surat Panggilan atau Undangan

Surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang guna memenuhi keperluan tertentu seperti surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada pihak tertentu yang berisi tentang pemberitahuan kegiatan dan lain-lain seperti surat edaran pengumuman libur.

6. Kriteria Surat yang Baik

Adapun kriteria surat yang baik dan ciri umumnya adalah sebagai berikut:

  1. menggunakan kertas yang tepat dan benar mulai dari segi ukuran, jenis, dan warna sesuai dengan surat yang akan dibuat,
  2. menggunakan bentuk yang standar,
  3. menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar atau bahasa baku,
  4. menggunakan gaya bahasa yang sederhana dan lugas,
  5. menggunakan bahasa yang jelas,
  6. menggunakan bahasa yang sopan, santun, dan hormat,
  7. mengutarakan fakta yang benar,
  8. tidak menggunakan singkatan, kecuali yang biasa digunakan dalam kegiatan surat-menyurat, dan
  9. tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang tidak begitu dikenal.

Selain itu agar dapat dikatakan sebagai penulis surat yang baik maka seorang penulis harus memenuhi sejumlah persyaratan seperti:

  1. mengetahui metode surat menyurat secara umum,
  2. menguasai penggunaan bahasa tulis dengan baik,
  3. mengetahui secara mendalam permasalahan yang akan ditulis, dan
  4. mengetahui posisi pengirim dan penerima surat.

7. Contoh Surat

Agar Anda lebih memahami mengenai surat, berikut adalah berbagai contoh surat berdasarkan jenisnya.

7.1 Contoh Surat Pribadi

Berikut adalah contoh surat pribadi:

=========================

Malang, 28 Agustus 2016

 

Untuk Sahabatku

Alvina Putri

di Bandung

 

Assalamualaikum,

Hai Alvin apa kabar? Bagaimana kabarmu saat ini? Semoga baik-baik saja dan tetap dalam lindungan Allah SWT ya vin.

Sudah lama rasanya kita tidak berjumpa, mungkin hampir tiga tahun kita berpisah. Tepatnya saat aku memutuskan untuk pindah sekolah ke Malang. Sejak saat itu aku tidak pernah mendengar kabarmu lagi Vin, aku yakin kalau kamu akan selalu baik-baik saja dan berharap agar kamu selalu sehat dan bahagia.

Maafkan aku Vin karena sebelumnya tidak pamit ke kamu, kalo aku akan pindah sekolah ke Malang. Itu semua juga bukan keinginanku, namun itu aku lakukan karena pekerjaan orang tuaku, semoga kamu bisa memakluminya.

Oh iya, akhir tahun nanti aku akan main ke Bandung untuk mengunjungi kakek dan nenekku. Mungkin aku akan berada di Bandung selama 16 hari, meskipun cuma sebentar aku harap dalam waktu yang sebentar dan singkat itu kita bisa bertemu dan berkumpul lagi Vin, ngobrol-ngobrol seperti dulu lagi.

Yaa itu tergantung keputusan kamu vin, kalo kamu mau menemuiku pasti aku akan sangat senang sekali. Nanti kalo aku ketemu kamu, insyaallah aku akan bawain oleh-oleh  khas Malang yang selama ini kamu inginkan namun belum terkabulkan. Tapi kalo kamu ada acara yang lain juga gak papa kok, mungkin saja Allah memang menakdirkan pertemuan kita di lain waktu. Udah dulu ya vin, sampai ketemu di akhir tahun.

Wassalamualaikum wr wb

Salam kangen

 

Kayla Rahma

=========================

 

7.2 Contoh Surat Semi Resmi

Di bawah ini adalah contoh surat semi resmi:

 

=========================

No.: 03/PKK-SUKAMAKMUR/IX/18

Perihal: Undangan Arisan

 

Yth. Ibu Anisa Nadira

di RT/RW 03/01 Sukamakmur

 

Assalamualaikum Wr. Wb.

 

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi antar sesama warga RT 03, melalui surat ini kami bermaksud mengundang Ibu untuk hadir pada acara Pembukaan Arisan di Lingkungan RT/RW 03/01 Sukamakmur. Acara tersebut Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari /Tanggal: Minggu, 10 September 2018
Jam: 09.00 WIB s.d. selesai
Tempat: Kediaman Ibu Prastini Cahyadi Jl. Sukalmakmur 1 Gg. 7 No.3

Acara:

  1. Silahturahmi
  2. Pembukaan oleh Ibu RT 03/01
  3. Diskusi kesepakatan jumlah iuran arisan, tempo pembayaran (mingguan /bulanan), dan iuran kas
  4. Penyusunan struktur pengurus PKK
  5. Pengocokan arisan tahun 2018/2019
  6. Ramah tamah dan lain-lain

 

Demi kelancaran acara tersebut, kami harap Ibu bersedia untuk hadir tepat pada waktu yang telah dicantumkan dalam undangan.

Demikian surat undangan ini dibuat, kami ucapkan banyak terima kasih.

 

Solo, 08 September 2018

Ibu Ketua RT/RW 03/01

 

Prastini Cahyadi

=========================

 

7.3 Contoh Surat Resmi

Berikut di bawah ini adalah contoh surat resmi:

 

=========================

MAKMUR JAYA

Jl. Mawar no. 13 Kota Surabaya

Telp./ fax: 1267964

Email: makmurjaya123@gmail.com

 

Nomor: 022/URP/MJ/V/2017

Lampiran: –

Hal: Undangan Rapat Perusahaan

 

Yth. Yusuf Arifin Pratama, S.Kom

HRD CV. MAKMUR JAYA

di Tempat

 

Dengan Hormat,

 

Berhubungan dengan akan dilaksanakannya evaluasi tahunan perusahaan, kami mengharapkan kehadiran bapak untuk berpartisipasi dalam rapat tersebut  yang akan diselenggarakan pada:

Hari/tanggal       : Selasa, 30 Juni 2017

Waktu                   : 10.00 – 13.00 WIB

Tempat                : Kantor Pusat CV MAKMUR JAYA

 

Dengan surat undangan ini, kami informasikan dengan hormat agar rekan-rekan turut menghadiri rapat tersebut. Rapat ini sangat penting semata untuk kemajuan dan kebaikan perusahaan.

Sekian kami ucapkan banyak terima kasih

Surabaya, 28 Juni 2017

 

Hormat kami,

 

 

Irfan BagusLaksana

(Direktur)

=========================

 

Pembahasan lengkap mengenai surat sudah dikupas habis dalam artikel ini. Jangan lupa untuk selalu mempraktikan ilmu yang telah didapat dari Materi Bahasa Indonesia yah.